… scheibst du noch, oder ist der Prüfer schon da?
Wer muss eine Verfahrensdokumentation erstellen?
Jeder Selbständige bzw. Gewerbetreibende hat nicht nur seine Einnahmen und Ausgaben aufzuzeichnen, sondern zu einer ordnungsgemäßen Buchführung gehört auch eine Verfahrensdokumentation. Dies ist in den GoBDs geregelt und betrifft auch die nicht buchführungspflichten Gewinnermittler (Einnahmeüberschussrechnung).
Wozu dient die Verfahrensdokumentation?
Die Arbeit der Außenprüfer hat sich in den vergangen Jahren stark gewandelt. Häufig werden kaum noch Belege geprüft, sondern Schnittstellen an denen Daten verändert werden können oder unberücksichtigt bleiben. An dieser Stelle greift die Verfahrensdokumentation. Diese beschreibt alle Systeme und Vorsysteme nebst Schnittstellen und deren Handhabung. Jetzt weiß der Prüfer genau, wo er prüfen muss und welche elektronische Daten es gibt, die er somit kann.
Wie oft ist eine Verfahrensdokumentation zu erstellen?
Eine Verfahrensdokumentation ist einmalig zu erstellen, jedoch stets zu pflegen. Man kann dies im Halbjahres oder Jahresturnus überprüfen. Wenn sich Änderungen in der Bearbeitung oder in der Software ergeben, ist eine Aktualisierung zeitnah notwendig.
Gibt es Muster zur Verfahrensdokumentation?
Die Finanzverwaltung gibt kein Muster einer Verfahrensdokumentation heraus, wie diese aussehen soll. Auch im Internet gibt es nicht DIE Muster-Verfahrensdokumentation. Dies liegt daran, dass jeder Betrieb völlig anders arbeitet und die Strukturen anders sind. Dementsprechend sind auch andere Sachverhalte zu beschreiben. Es gibt mittlerweile Muster von einigen Teilbereichen, welche jedoch entsprechend auf den jeweiligen Betrieb angepasst werden müssen.
Was sind die Konsequenzen bei Fehlen dieser Unterlagen?
Die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung ist nicht mehr gewährleistet. Somit hat der Außenprüfer eine formale Schätzungsbefugnis – je nach der Lage des Gesamtfalles.
Kann ich diese noch im Nachhinein schreiben, wenn sich der Prüfer angemeldet hat?
Ein klares NEIN.
Dies ist in den allermeisten Fällen nicht möglich. Eine Verfahrensdokumentation muss stets auf dem aktuellen Stand sein. So muss durch Versionierung nachgewiesen werden, wie z. B. vor 5 Jahren gearbeitet wurde, und wann sich etwas geändert hat. Dies ist im Nachhinein nur sehr schwer möglich. Auch ist der Aufwand nicht in einem Tageswerk erledigt.
Durch die Einführung der Kassennachschau hat die Erfordernis einer Verfahrensdokumentation noch einmal an Bedeutung gewonnen. Der Prüfer kommt unangemeldet und ist angewiesen, die Verfahrensdokumentation einzufordern. Dies betrifft i. d. R. die Bargeldintensiven Betriebe. Wenn hier der Prüfer auf der „Matte“ steht, bleibt keine Zeit mehr.
Gibt es hierzu auch positive Meinungen?
Sicherlich stellt diese Pflicht einen zusätzlichen Verwaltungsaufwand und somit auch Kostenaufwand dar. Jedoch kann man aus dieser Not eine Tugend machen und diese Dokumentation nutzen, um eigene Unternehmensprozesse unter Einbeziehung moderner Digitalisierungsverfahren neu zu strukturieren. Gewinnen Sie und Ihre Mitarbeiter, durch neue, verschlankte Prozesse, Zeit.
→ Sprechen Sie mit uns, bevor der Außenprüfer bei Ihnen ist, und Ihnen die Probleme erklärt
→ Wir erstellen auch Verfahrensdokumentationen, ohne dass Sie unser Steuerberatungsmandat sind